# KSeF od 1 stycznia 2027 r. w małej firmie: co się zmienia i co zrobić

By Rotomal team · Updated 2026-10-29 · Part of [Gotowi na KSeF](https://rotomal.com/ksef-certyfikat/)

**Short answer:** 31 grudnia 2026 r. kończy się zwolnienie dla najmniejszych firm. W 2026 r. faktury można było wystawiać poza KSeF, jeśli suma sprzedaży z VAT na nich w danym miesiącu nie przekraczała 10 000 zł; od stycznia każdą fakturę objętą obowiązkowym KSeF wystawiasz w systemie. Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF, a faktury, które dostawcy wystawiają w KSeF, odbierasz w systemie od 1 lutego 2026 r. Przed styczniem zaloguj się do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, nadaj uprawnienia księgowej i wystaw fakturę testową.

## Kogo obejmowało zwolnienie do 10 000 zł

Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnik mógł wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży z podatkiem udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekraczała 10 000 zł (art. 145m ustawy o VAT). Korzystały z tego głównie jednoosobowe działalności i mikrofirmy z kilkoma fakturami miesięcznie.

Przykład z wyjaśnień Ministerstwa Finansów: kwiaciarka wystawia trzy faktury miesięcznie po 1 500–2 500 zł. W 2026 r. mogła korzystać ze zwolnienia, jeśli suma w miesiącu mieściła się w limicie, a od 1 stycznia 2027 r. obowiązek KSeF obejmuje ją w pełni.

Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą też zostać faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących.

## Jak liczy się limit 10 000 zł

Limit liczy się osobno dla każdego miesiąca, według daty wystawienia faktury, w kwocie brutto (z VAT). Wlicza się do niego wyłącznie wartość faktur, które podatnik musiałby wystawić w KSeF.

| Sytuacja | Czy wlicza się do limitu? |
| --- | --- |
| Faktury dla firm objęte obowiązkowym KSeF | Tak, wartość z VAT |
| Faktury konsumenckie (dla osób prywatnych) | Nie, nie są objęte obowiązkowym KSeF |
| Sprzedaż dla osób prywatnych udokumentowana wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej | Nie |
| Faktury z kasy rejestrującej i paragony do 450 zł uznawane za faktury uproszczone | Nie |
| Sprzedaż 5 kwietnia 2026 r., faktura wystawiona 7 maja 2026 r. | Tak, do limitu maja (liczy się data wystawienia) |

Po przekroczeniu limitu fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne faktury wystawiasz już w KSeF. To, że w następnym miesiącu sprzedaż będzie niższa, nie ma już znaczenia.

## Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.

| Data | Co | Status na 29 października 2026 r. |
| --- | --- | --- |
| 1 lutego 2026 r. | Faktury w KSeF wystawiają firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT); faktury wystawione w KSeF odbiera się w systemie | Obowiązuje |
| 1 kwietnia 2026 r. | Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje pozostałych podatników | Obowiązuje |
| 31 grudnia 2026 r. | Koniec zwolnienia do 10 000 zł i wyjątku dla faktur z kas rejestrujących | Wynika z obowiązującej ustawy |
| 1 stycznia 2027 r. | KSeF obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców; według obecnych przepisów od tego dnia mogą być nakładane kary za błędy w KSeF | Wynika z obowiązującej ustawy |
| 31 grudnia 2027 r. | Projekt ustawy odracza do tego dnia kary za błędy w KSeF | Projekt przyjęty przez Radę Ministrów 20 października 2026 r. (druk sejmowy nr 3245); 21 października 2026 r. po pierwszym czytaniu Sejm skierował go do Komisji Finansów Publicznych; jeszcze nie prawo |

Tokeny KSeF nie wygasają z końcem 2026 r. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że zostaną utrzymane bezterminowo, a rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF zostanie znowelizowane. Część stron, w tym opis Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, nadal podaje przy tokenach datę 31 grudnia 2026 r.

## Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.

- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (https://ap.ksef.mf.gov.pl). Jednoosobowa działalność ma dostęp od razu, przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany: KSeF sam przypisuje jej uprawnienia właścicielskie, bez zawiadomienia ZAW-FA.
- Spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje osobę z uprawnieniami; ta osoba może potem nadawać dostęp kolejnym osobom.
- Wybierz narzędzie: bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, e-mikrofirmę albo program do faktur połączony z KSeF.
- Nadaj uprawnienia księgowej lub biuru rachunkowemu (instrukcja niżej).
- Wystaw fakturę testową w wersji testowej lub demo Aplikacji Podatnika i sprawdź, czy przechodzi walidację i dostaje UPO.
- Ustal, co robisz, gdy KSeF nie działa: do oznaczania faktur wystawionych w trybach offline potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.

## Jak dać księgowej dostęp do KSeF

Księgowa nie powinna logować się Twoim Profilem Zaufanym. W KSeF nadajesz jej własne uprawnienia, osobie albo całemu biuru rachunkowemu. Ministerstwo Finansów potwierdza, że nie musisz nadawać uprawnień każdemu pracownikowi biura osobno: możesz nadać je całemu podmiotowi.

- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 jako właściciel firmy lub osoba z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami.
- W zarządzaniu uprawnieniami wybierz nadanie uprawnienia osobie albo podmiotowi, czyli biuru rachunkowemu.
- Zaznacz zakres: przeglądanie faktur, żeby księgowa pobierała faktury zakupowe; wystawianie faktur, jeśli ma je wystawiać w Twoim imieniu; zarządzanie uprawnieniami i nadawanie dalszych uprawnień tylko wtedy, gdy naprawdę są potrzebne.
- Zapisz zmiany i poproś księgową, żeby sprawdziła, czy widzi Twoje faktury.

Na stronie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów publikuje filmy instruktażowe, m.in. „Nadanie uprawnień do wystawiania i przeglądania faktur” oraz „Nadanie uprawnień osobie fizycznej do pracy w KSeF”.

## Darmowa Aplikacja Podatnika czy płatny program

Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczą bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów. Płatny program ma sens, gdy wystawiasz dużo faktur albo chcesz mieć faktury, magazyn i rozrachunki w jednym miejscu.

| Narzędzie | Cena | Co daje | Uwagi |
| --- | --- | --- | --- |
| Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (Ministerstwo Finansów) | Bezpłatna | Wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur, zarządzanie uprawnieniami, wnioski o certyfikaty KSeF | Logowanie Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną; certyfikatem KSeF nie da się do niej zalogować |
| e-mikrofirma (e-Urząd Skarbowy) | Bezpłatna | Wystawianie faktur zintegrowane z KSeF, przenoszenie faktur zakupowych do ewidencji VAT bez przepisywania | Logowanie przez login.gov.pl lub mObywatel, nie danymi podatkowymi |
| Fakturownia, plan Micro | 0 zł netto miesięcznie | 3 dokumenty sprzedaży miesięcznie, integracja z KSeF | Plany płatne (Start, Standard, Pro, Pro Plus) bez limitu dokumentów sprzedaży; aktualne ceny w cenniku |

Cennik Fakturowni sprawdzony 29 października 2026 r.

## Kiedy warto zlecić konfigurację

Wszystkie kroki z tego poradnika zrobisz sam, bezpłatnie. Gotowi na KSeF przydaje się, jeśli wolisz załatwić to w jednej wideorozmowie: sprawdzamy, od kiedy musisz wystawiać faktury w KSeF, nadajemy z Tobą uprawnienia księgowej, łączymy Aplikację Podatnika albo Twój program, wystawiamy fakturę testową i zostawiamy podsumowanie na piśmie. Logujesz się zawsze Ty, a cena zaczyna się od 79 zł, jednorazowo.

## FAQ

### Czy po 31 grudnia 2026 r. mogę dalej wystawiać faktury papierowe?

Faktur objętych obowiązkowym KSeF nie. Zwolnienie do 10 000 zł i wyjątek dla faktur z kas rejestrujących obowiązują do 31 grudnia 2026 r. Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF.

### Przekroczyłem limit w maju, a w czerwcu sprzedałem mniej. Czy mogę wrócić do faktur poza KSeF?

Nie. Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów od faktury, która przekroczyła limit, wszystkie kolejne faktury wystawiasz w KSeF, a niższa sprzedaż w następnym miesiącu nie ma już znaczenia.

### Czy mój token KSeF przestanie działać 1 stycznia 2027 r.?

Nie. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że tokeny zostaną utrzymane bezterminowo. Certyfikat KSeF typu 1 służy do uwierzytelniania, a typu 2 do oznaczania faktur offline; do Aplikacji Podatnika KSeF certyfikatem się nie zalogujesz.

### Czy od 1 stycznia 2027 r. grożą kary za KSeF?

Według obecnych przepisów kary za błędy w KSeF mogą być nakładane od 1 stycznia 2027 r. 20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który odracza je do 31 grudnia 2027 r.; na 29 października 2026 r. projekt jest po pierwszym czytaniu w Sejmie (21 października) i musi jeszcze przejść dalsze etapy prac w parlamencie. Samego obowiązku wystawiania faktur w KSeF projekt nie odracza.

### Czy potrzebuję płatnego programu do KSeF?

Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF i e-mikrofirmę. Płatny program wybierz, jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż wystawiania i odbierania faktur.

### Czy ten poradnik to porada podatkowa?

Nie. To opis zasad na podstawie stron Ministerstwa Finansów według stanu na 29 października 2026 r. W sprawach Twojej firmy rozstrzyga księgowa lub doradca podatkowy.

## Sources

- Ministerstwo Finansów, KSeF: Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF https://ksef.podatki.gov.pl/od-kiedy-trzeba-wystawiac-faktury-w-ksef/
- Ministerstwo Finansów, KSeF: Poniżej 10 000 zł (pytania i odpowiedzi) https://ksef.podatki.gov.pl/ponizej-10-000-zl/
- Ministerstwo Finansów, KSeF: Podstawy prawne oraz kluczowe terminy https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy/
- Ministerstwo Finansów, KSeF: Certyfikaty KSeF https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef/
- Ministerstwo Finansów, KSeF: Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/
- Ministerstwo Finansów, KSeF: Krok po kroku, JDG i MŚP https://ksef.podatki.gov.pl/krok-po-kroku-jdg-i-msp/
- Ministerstwo Finansów, KSeF: Krok po kroku, księgowi https://ksef.podatki.gov.pl/krok-po-kroku-ksiegowi/
- Ministerstwo Finansów, KSeF: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-20/
- Ministerstwo Finansów, KSeF: Aplikacja Podatnika KSeF i inne narzędzia https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
- gov.pl, Ministerstwo Finansów: Rada Ministrów za odroczeniem kar za błędy w KSeF (20.10.2026) https://www.gov.pl/web/finanse/rada-ministrow-za-odroczeniem-kar-za-bledy-w-ksef-i-przedluzeniem-odwrotnego-obciazenia-vat
- Sejm RP: przebieg procesu legislacyjnego, druk nr 3245 (odroczenie kar w KSeF) https://www.sejm.gov.pl/Sejm10.nsf/PrzebiegProc.xsp?nr=3245
- Fakturownia: cennik https://fakturownia.pl/cennik

[Gotowi na KSeF](https://rotomal.com/ksef-certyfikat/) does this for you. Request it free, no card: https://rotomal.com/ksef-certyfikat/request/
---
Rotomal · https://rotomal.com/ksef-certyfikat/ksef-od-2027/ · hello@rotomal.com