# Teczka Przewoźnika: Zgłoszenia delegowania IMI przewoźników sprawdzone przy każdym zleceniu, z archiwum na kontrolę.

> Za zlecanie przewozów, przy których przewoźnik narusza przepisy o delegowaniu kierowców, kara 3000 zł grozi także zleceniodawcy, który wiedział lub powinien był wiedzieć o naruszeniu. Teczka Przewoźnika zbiera od przewoźników zgłoszenia delegowania, porównuje je z danymi zlecenia i archiwizuje dowód, że sprawdziłeś.

- Page: https://rotomal.com/spedytor-imi-weryfikacja/
- Category: Transport i logistyka
- Language: pl
- Billing: subscription
- From: 29 zł jednorazowo
- Request (free, no card): https://rotomal.com/spedytor-imi-weryfikacja/request/

- Przy każdym kabotażu i przewozie cross-trade: kierowca, numery rejestracyjne, kraj i okres delegowania porównane z Twoim zleceniem
- Przypomnienie, zanim zgłoszenie straci ważność, bo jedno zgłoszenie obowiązuje najwyżej 6 miesięcy
- Teczka dla każdego zlecenia: PDF zgłoszenia, wynik sprawdzenia i data, gotowe do okazania ITD albo PIP

## Zgłoszenie robi przewoźnik, ale kara może trafić do spedycji

Zgłoszenie delegowania kierowcy w systemie IMI składa wyłącznie przewoźnik. Spedytor nie może zrobić go za podwykonawcę. Mimo to ustawa o delegowaniu kierowców przewiduje karę 3000 zł dla podmiotu, który wiedział lub w świetle wszystkich istotnych okoliczności powinien był wiedzieć, że zlecone przez niego przewozy naruszają przepisy o delegowaniu. Karę nakłada Inspekcja Transportu Drogowego albo Państwowa Inspekcja Pracy.

W praktyce dyspozytor ma minutę na znalezienie auta, a nie godzinę na sprawdzanie dokumentów. Zgłoszenie przychodzi jako PDF w mailu albo wcale, kierowca jest inny niż w zgłoszeniu, auto ma nowe numery, a zgłoszenie wygasło miesiąc temu. Przewoźników z państw trzecich obowiązuje osobna procedura: każdorazowe zgłoszenie do PIP najpóźniej w chwili rozpoczęcia delegowania i podpisane potwierdzenie delegowania przed każdym przewozem.

Najlepszą ochroną spedycji jest prosty, powtarzalny nawyk: przy każdym zleceniu, które wymaga delegowania, poprosić o dowód zgłoszenia, sprawdzić, czy pasuje do zlecenia, i zachować ślad. Teczka Przewoźnika robi to za Twój zespół.

- Art. 35 ust. 1 i 2 ustawy z 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym: podmiot, który wiedział lub w świetle wszystkich istotnych okoliczności powinien wiedzieć, że zlecone przez niego usługi transportu drogowego wiążą się z naruszeniem przepisów o delegowaniu kierowców, podlega karze pieniężnej 3000 zł, nakładanej decyzją ITD albo PIP (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 797, sprawdzone 7 listopada 2026 r.). (source: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/797/text.pdf)
- Przewoźnik delegujący kierowcę do Polski składa zgłoszenie najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania przez interfejs publiczny połączony z systemem IMI. Zgłoszenie zawiera m.in. nazwę przewoźnika i numer licencji wspólnotowej (jeżeli jest dostępny), dane kierowcy, przewidywane daty delegowania i numery rejestracyjne pojazdów, a kierowca musi mieć jego kopię (art. 9 ust. 1–3 tej ustawy). (source: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/797/text.pdf)
- Przewoźnik, który deleguje kierowcę do Polski z naruszeniem obowiązków z ustawy, podlega karze od 4000 do 7000 zł za każde naruszenie (art. 33 ust. 1), a kierowca, który nie okaże kopii zgłoszenia podczas kontroli drogowej, grzywnie 500 zł (art. 32 ust. 1). (source: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/797/text.pdf)
- Według Trans.info z 28 października 2026 r. spedytor nie ma prawnej możliwości zgłoszenia delegowania za podwykonawcę i powinien zażądać od przewoźnika dowodu dopełnienia obowiązku; jedno zgłoszenie dotyczy tylko jednego kierowcy i jednej destynacji, a jego ważność wynosi maksymalnie 6 miesięcy. Ten sam artykuł zaznacza, że dokumentowanie weryfikacji nie wyłącza automatycznie odpowiedzialności. (source: https://trans.info/pl/delegowanie-kierowcow-i-system-imi-co-powinna-wiedziec-spedycja-zeby-legalnie-zlecic-przewoz-511045)

## Jak to działa

1. **Sprawdzenie za 29 zł.** Przesyłasz 10 ostatnich zleceń z kabotażem lub cross-trade i zgłoszenia, które masz od przewoźników. W ciągu 2 dni roboczych pokazujemy, które zgłoszenia pasują do zleceń, a których brakuje lub są nieaktualne.
2. **Zlecenia trafiają do Teczki.** Przekazujesz zlecenia mailem, z eksportu programu spedycyjnego albo arkusza. Rozpoznajemy, które z nich wymagają delegowania, a które nie, na przykład przewóz dwustronny albo tranzyt.
3. **Prosimy przewoźnika o dowód.** Przewoźnik dostaje link do wgrania zgłoszenia IMI, a przewoźnik z państwa trzeciego potwierdzenia delegowania. Sprawdzamy dane z art. 9: przewoźnika, kierowcę, numery rejestracyjne, kraj i daty, i porównujemy je ze zleceniem.
4. **Wynik przed załadunkiem.** Dyspozytor dostaje krótki wynik: zgodne, niezgodne z powodem albo brak dowodu. Wszystko trafia do teczki zlecenia, którą możesz pobrać na kontrolę.

## Features

- **Rozpoznanie, czy jest delegowanie.** Kabotaż i cross-trade oznaczamy jako wymagające zgłoszenia, przewozy dwustronne i tranzyt jako niewymagające, z uwzględnieniem warunków dodatkowych załadunków z art. 4 ustawy.
- **Porównanie ze zleceniem.** Imię i nazwisko kierowcy, numery rejestracyjne pojazdu i naczepy, kraj, okres delegowania i nazwa przewoźnika z numerem licencji. Każda rozbieżność z opisem, co się nie zgadza.
- **Przewoźnicy z państw trzecich.** Dla przewoźników spoza UE sprawdzamy potwierdzenie delegowania podpisane przez przewoźnika i kierowcę, które według ustawy wystawia się przed każdym przewozem do Polski.
- **Przypomnienia o ważności.** Zgłoszenie obowiązuje maksymalnie 6 miesięcy. Na 14 dni przed końcem prosimy przewoźnika o aktualizację, a Ciebie informujemy, jeśli jej nie dostarczy.
- **Teczka na kontrolę.** Dla każdego zlecenia: dowód zgłoszenia, data i wynik sprawdzenia, korespondencja z przewoźnikiem. Eksport do PDF i CSV za wybrany okres.
- **Kartoteka przewoźników.** Przy stałych przewoźnikach widzisz od razu, którzy kierowcy mają aktualne zgłoszenia do których krajów, zanim przyjmiesz ofertę.
- **Także zlecenia za granicą.** Kara z art. 35 dotyczy delegowania do Polski. Zgłoszenia do Niemiec, Francji czy Holandii też zbieramy i archiwizujemy, bo tam spedycje również proszą o dowód.

## Who it's for

- **Małe i średnie spedycje.** Kilku dyspozytorów, dziesiątki przewoźników z giełdy. Potrzebujesz powtarzalnej procedury, a nie kolejnego programu do nauki.
- **Spedycje pracujące z przewoźnikami spoza Polski.** Zlecasz kabotaż w Polsce przewoźnikom z Litwy, Rumunii czy Ukrainy. Tu ryzyko kary z art. 35 jest największe, a dokumenty najtrudniej zebrać.
- **Producenci i dystrybutorzy zlecający transport.** Sam zamawiasz przewozy i nie masz działu spedycji. Dostajesz pewność, że przewoźnik ma zgłoszenie, bez czytania przepisów.

## Works with

Portal deklaracji delegowania (postingdeclaration.eu, system IMI), Formularz zgłoszenia do PIP dla przewoźników z państw trzecich, Eksport zleceń z programów spedycyjnych (CSV, Excel), Zlecenia przesyłane mailem w PDF, Arkusze Google i Excel, Link do wgrywania dokumentów dla przewoźnika, PDF i CSV do archiwum kontrolnego

## Pricing

Ceny netto, płatne miesięcznie, z możliwością rezygnacji w każdym miesiącu. Liczymy zlecenia wymagające zgłoszenia delegowania; przewozy dwustronne i tranzyt nie są liczone. Nie znaleźliśmy firmy, która publikuje cenę takiej usługi dla spedycji (sprawdzone 7 listopada 2026 r.). Cena dla pierwszych klientów przy kontach we wczesnym dostępie.

| Plan | Price | Includes |
| --- | --- | --- |
| Sprawdzenie | 29 zł jednorazowo | Zgodność zgłoszeń ze zleceniami; Lista braków i zgłoszeń nieaktualnych; Wynik w ciągu 2 dni roboczych; Opłata zaliczana w całości na poczet pierwszej faktury miesięcznej, jeśli zamówisz pakiet w ciągu 30 dni |
| Spedycja | 149 zł miesięcznie | Sprawdzenie każdego zlecenia przed załadunkiem; Link dla przewoźnika do wgrania dokumentów; Przypomnienia o ważności zgłoszeń; Teczka zlecenia z eksportem do PDF; Kartoteka przewoźników; Dwóch użytkowników |
| Spedycja Plus | 390 zł miesięcznie | Wszystko z pakietu Spedycja; Przewoźnicy z państw trzecich; Zgłoszenia do innych krajów UE w archiwum; Pięciu użytkowników; Kwartalny raport dla zarządu lub audytu; Odpowiedź w ciągu 4 godzin roboczych |

## Compared with the alternatives

- **Samodzielnie w Excelu i poczcie.** Prośba o PDF przy każdym zleceniu i arkusz z datami ważności. Działa przy kilku zleceniach w tygodniu; przy kilkudziesięciu dyspozytorzy zaczynają to pomijać, a ślad rozprasza się po skrzynkach.
- **Klauzule w umowie z przewoźnikiem.** Oświadczenie przewoźnika, że dopełnia obowiązków delegowania, warto mieć zawsze. Samo oświadczenie nie pokazuje jednak, że zgłoszenie dla tego kierowcy i tego auta istnieje w dniu przewozu.
- **Serwisy i kancelarie prowadzące zgłoszenia IMI.** Robią zgłoszenia za przewoźników, zwykle w abonamencie wycenianym indywidualnie. Pomagają przewoźnikowi, ale nie dają spedycji przeglądu wszystkich jej zleceń.

## Security and data

- Zgłoszenia i dane kierowców przechowujemy zaszyfrowane na serwerach w UE.
- Dane kierowców wykorzystujemy tylko do sprawdzenia Twoich zleceń i nikomu ich nie przekazujemy; zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych.
- Przewoźnik widzi wyłącznie swoje dokumenty i własne zlecenia.
- Teczki przechowujemy przez okres, który wybierzesz, domyślnie 3 lata, i usuwamy je na Twoją prośbę.

## Od zgłoszenia do pierwszych wyników

Wynik sprawdzenia dostajesz w ciągu 2 dni roboczych, a po wyborze pakietu bieżąca weryfikacja rusza w ciągu kolejnych 2 dni roboczych.

- Dzień 1: przesyłasz 10 zleceń i posiadane zgłoszenia.
- Dzień 2: wynik sprawdzenia z listą braków.
- Dzień 3–4: ustalamy sposób przekazywania zleceń i wysyłamy przewoźnikom linki.
- Od dnia 5: wynik przy każdym nowym zleceniu przed załadunkiem.

## FAQ

### Czy spedytor może sam zrobić zgłoszenie IMI za przewoźnika?

Nie. Zgłoszenie składa przewoźnik, który deleguje kierowcę. Spedycja może i powinna poprosić o dowód, że zgłoszenie zostało złożone, i sprawdzić, czy pasuje do zlecenia.

### Kiedy zgłoszenie jest potrzebne, a kiedy nie?

Według ustawy delegowanym nie jest kierowca wykonujący tranzyt ani przewóz dwustronny, także z ograniczoną liczbą dodatkowych załadunków lub rozładunków przy inteligentnym tachografie. Kabotaż i przewozy cross-trade wymagają zgłoszenia.

### Czy kara 3000 zł dotyczy też przewozów za granicą?

Ustawa z 2023 r. dotyczy delegowania kierowców na terytorium Polski, a kontrolę prowadzą ITD i PIP. Przy przewozach w innych krajach obowiązują przepisy tamtych państw. Dlatego zbieramy zgłoszenia do wszystkich krajów, ale ryzyko z art. 35 opisujemy dla zleceń w Polsce.

### Co, jeśli przewoźnik nie wgra zgłoszenia?

Dyspozytor dostaje wynik „brak dowodu” przed załadunkiem. Decyzja, czy zlecić przewóz, zostaje po Twojej stronie; w teczce zostaje ślad, że prosiłeś o dokument.

### Czy sprawdzacie zgłoszenia bezpośrednio w systemie IMI?

Nie. Sprawdzamy dokument, który udostępnia przewoźnik, i jego zgodność z Twoim zleceniem. Wyszukiwanie zgłoszeń w systemie IMI służy organom kontroli.

### Ile czasu to zajmuje dyspozytorowi?

Przekazanie zlecenia to jeden mail albo eksport. Prośbę do przewoźnika i porównanie danych robimy my; wynik wysyłamy zwykle w ciągu 2 godzin roboczych od wgrania dokumentu.

### Czy to porada prawna?

Nie. Teczka Przewoźnika to usługa weryfikacji i archiwizacji dokumentów, a nie porada prawna. Nie gwarantuje, że kara nie zostanie nałożona, i nie zastępuje Twojej oceny przy wyborze przewoźnika. W sprawie kontroli, kar lub sporów skontaktuj się z prawnikiem albo z ITD lub PIP.

## Guides

- [Odpowiedzialność spedytora za delegowanie kierowców](https://rotomal.com/spedytor-imi-weryfikacja/spedytor-kara-3000-zl-delegowanie/): Kiedy zleceniodawca przewozu odpowiada za brak zgłoszenia delegowania kierowcy, jakie kary przewiduje ustawa i co spedycja powinna sprawdzić przy każdym zleceniu.

---
Rotomal · https://rotomal.com/spedytor-imi-weryfikacja/ · hello@rotomal.com