Kasse beim Finanzamt melden: die ELSTER-Kassenmeldung Schritt für Schritt
Aktualisiert · Rotomal
Wer eine elektronische Kasse mit TSE nutzt, muss sie dem Finanzamt nach § 146a Abs. 4 AO melden, elektronisch über Mein ELSTER mit dem Formular Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme. Neue und außer Betrieb genommene Systeme werden innerhalb eines Monats gemeldet; Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis 31. Juli 2025 zu melden. Pro Betriebsstätte gehören alle Systeme in eine Mitteilung, und gemietete oder geleaste Kassen zählen mit.
Fristen
| Situation | Frist |
|---|---|
| System vor dem 1. Juli 2025 angeschafft | bis 31. Juli 2025 (abgelaufen, jetzt nachmelden) |
| System ab dem 1. Juli 2025 angeschafft | innerhalb eines Monats nach Anschaffung |
| System außer Betrieb genommen | innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme |
| Neue Kasse, Umzug oder weitere Kasse an einer Betriebsstätte | aktualisierte Mitteilung für diese Betriebsstätte |
Welche Geräte gemeldet werden
- Registrierkassen und PC-Kassen mit TSE.
- Tablet- und App-Kassen.
- Waagen mit Kassenfunktion.
- Warenwirtschafts-, Hotel- oder Praxissoftware mit Kassenmodul.
- Gemietete oder geleaste Systeme stehen angeschafften gleich.
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ohne TSE waren längstens bis 31. Dezember 2025 von der Meldung ausgenommen.
- Eine offene Ladenkasse ist kein elektronisches System und wird nicht gemeldet.
Welche Daten Sie brauchen
- Name und Steuernummer des Betriebs, Anschrift der Betriebsstätte.
- Hersteller, Modell, Software und Software-Version des Systems.
- Seriennummer des Systems, also Hardware und Software zusammen, nicht nur eines von beiden.
- Art der TSE und ihre Seriennummer, ein 64-stelliger Hexadezimal-Code (steht im DSFinV-K-Export als TSE_SERIAL).
- Datum der Anschaffung, der Inbetriebnahme und der Aktivierung der TSE.
- Bei Außerbetriebnahme: Datum und Grund.
So füllen Sie die Meldung aus
- In Mein ELSTER anmelden, mit dem Zertifikat, das zur Steuernummer des Betriebs gehört.
- Formular Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO) öffnen.
- Für jede Betriebsstätte eine eigene Mitteilung anlegen und dort alle Systeme dieser Betriebsstätte eintragen.
- Wer eine Außerbetriebnahme meldet, muss vorher die Anschaffung gemeldet haben. Gegebenenfalls beides in einer Mitteilung angeben.
- Absenden und das Übermittlungsprotokoll aufbewahren.
- Bei vielen Geräten geht auch ein XML-Import in Mein ELSTER; pro Mitteilung sind bis zu 1.000 Systeme möglich.
Eine Meldung per E-Mail oder auf Papier ist laut IHK Pfalz unwirksam. Manche Steuerkanzleien und Kassenhändler bieten an, die Mitteilung für Sie zu übermitteln.
Was passiert, wenn die Meldung fehlt
Von § 146a sind in § 379 AO nur Verstöße gegen Absatz 1 bußgeldbewehrt: ein System nicht oder nicht richtig verwenden, nicht durch eine TSE schützen oder unzulässige Systeme vertreiben. Die Mitteilungspflicht in Absatz 4 steht dort nicht, und auch der Regierungsentwurf des Zweiten Kassengesetzes fügt sie nicht hinzu. Angaben mancher Kassenanbieter über Strafen von 2.500 bis 25.000 € für eine fehlende Meldung finden wir im Gesetz nicht; 25.000 € ist die Obergrenze für ein einzelnes Zwangsgeld nach § 329 AO.
Das Finanzamt kann eine fehlende Meldung per Bescheid anfordern und mit Zwangsgeld durchsetzen (§ 328 AO). Außerdem kann sie bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung Zweifel an der ordnungsgemäßen Kassenführung wecken, mit dem Risiko einer Hinzuschätzung. Das ist unsere Lesart des Gesetzes, keine Rechtsberatung. Die einfachste Lösung ist, jetzt nachzumelden.
Fragen
Hat mein Kassenhändler die Meldung schon gemacht?
Manche Händler bieten das an, viele nicht. Fragen Sie nach einem Übermittlungsprotokoll; ohne Protokoll gehen Sie besser davon aus, dass nichts gemeldet ist.
Ich habe nur die TSE getauscht. Muss ich das melden?
Der Tausch ändert die gemeldeten Daten Ihres Systems, daher ist eine aktualisierte Mitteilung für die Betriebsstätte sinnvoll. Nach dem Regierungsentwurf des Zweiten Kassengesetzes wird die Meldung eines TSE-Wechsels ab 2028 ausdrücklich Pflicht.
Ich habe zwei Filialen. Eine oder zwei Meldungen?
Zwei: Für jede Betriebsstätte wird eine eigene Mitteilung abgegeben, mit allen Systemen dieser Betriebsstätte.
Wie lange dauert die Meldung?
Für das Ausfüllen selbst planen wir im Termin rund 30 Minuten je Betriebsstätte ein. Zeit kostet vor allem das Zusammensuchen der Daten, etwa der TSE-Seriennummer.
Muss ich eine offene Ladenkasse melden?
Nein, nur elektronische Aufzeichnungssysteme werden gemeldet. Nach dem Regierungsentwurf wäre die offene Ladenkasse ab 2028 aber für Betriebe über den Umsatzgrenzen nicht mehr erlaubt.
Quellen
- Abgabenordnung § 146a Quelle: gesetze-im-internet.de
- Abgabenordnung § 379 Quelle: gesetze-im-internet.de
- Abgabenordnung § 328 (Zwangsmittel) Quelle: gesetze-im-internet.de
- Abgabenordnung § 329 (Zwangsgeld) Quelle: gesetze-im-internet.de
- Deutscher Bundestag: Drucksache 21/8867 (Änderungen an § 379 AO) Quelle: dserver.bundestag.de
- BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 zur Mitteilungspflicht (Kopie des Landesamts für Steuern Rheinland-Pfalz) Quelle: lfst.rlp.de
- ELSTER: Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme Quelle: elster.de
- IHK Pfalz: Kassen, letzte Frist Quelle: ihk.de
- Deubner Steuern: Kassenmeldung für Mandanten Quelle: deubner-steuern.de
- ELSTER-Anwenderforum: Meldung von Aufzeichnungssystemen, welche Seriennummer Quelle: forum.elster.de
- kassenanmeldung.cloud: Preise Quelle: kassenanmeldung.cloud
- LocaFox: Kassenmeldungsfunktion (März 2026) Quelle: help.locafox.de
- Lagu Management: Kassenmeldung Quelle: lagu-management.de
- Nicolini & Partner: Kassenmeldung Quelle: nicoliniundpartner.de