Gotowi na KSeFZamów usługę
Poradnik · KSeF

KSeF od 1 stycznia 2027 r. w małej firmie: co się zmienia i co zrobić

Aktualizacja · Rotomal

31 grudnia 2026 r. kończy się zwolnienie dla najmniejszych firm. W 2026 r. faktury można było wystawiać poza KSeF, jeśli suma sprzedaży z VAT na nich w danym miesiącu nie przekraczała 10 000 zł; od stycznia każdą fakturę objętą obowiązkowym KSeF wystawiasz w systemie. Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF, a faktury, które dostawcy wystawiają w KSeF, odbierasz w systemie od 1 lutego 2026 r. Przed styczniem zaloguj się do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, nadaj uprawnienia księgowej i wystaw fakturę testową.

Kogo obejmowało zwolnienie do 10 000 zł

Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnik mógł wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży z podatkiem udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekraczała 10 000 zł (art. 145m ustawy o VAT). Korzystały z tego głównie jednoosobowe działalności i mikrofirmy z kilkoma fakturami miesięcznie.

Przykład z wyjaśnień Ministerstwa Finansów: kwiaciarka wystawia trzy faktury miesięcznie po 1 500–2 500 zł. W 2026 r. mogła korzystać ze zwolnienia, jeśli suma w miesiącu mieściła się w limicie, a od 1 stycznia 2027 r. obowiązek KSeF obejmuje ją w pełni.

Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą też zostać faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących.

Jak liczy się limit 10 000 zł

Limit liczy się osobno dla każdego miesiąca, według daty wystawienia faktury, w kwocie brutto (z VAT). Wlicza się do niego wyłącznie wartość faktur, które podatnik musiałby wystawić w KSeF.

SytuacjaCzy wlicza się do limitu?
Faktury dla firm objęte obowiązkowym KSeFTak, wartość z VAT
Faktury konsumenckie (dla osób prywatnych)Nie, nie są objęte obowiązkowym KSeF
Sprzedaż dla osób prywatnych udokumentowana wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującejNie
Faktury z kasy rejestrującej i paragony do 450 zł uznawane za faktury uproszczoneNie
Sprzedaż 5 kwietnia 2026 r., faktura wystawiona 7 maja 2026 r.Tak, do limitu maja (liczy się data wystawienia)

Po przekroczeniu limitu fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne faktury wystawiasz już w KSeF. To, że w następnym miesiącu sprzedaż będzie niższa, nie ma już znaczenia.

Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.

DataCoStatus na 29 października 2026 r.
1 lutego 2026 r.Faktury w KSeF wystawiają firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT); faktury wystawione w KSeF odbiera się w systemieObowiązuje
1 kwietnia 2026 r.Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje pozostałych podatnikówObowiązuje
31 grudnia 2026 r.Koniec zwolnienia do 10 000 zł i wyjątku dla faktur z kas rejestrującychWynika z obowiązującej ustawy
1 stycznia 2027 r.KSeF obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców; według obecnych przepisów od tego dnia mogą być nakładane kary za błędy w KSeFWynika z obowiązującej ustawy
31 grudnia 2027 r.Projekt ustawy odracza do tego dnia kary za błędy w KSeFProjekt przyjęty przez Radę Ministrów 20 października 2026 r. (druk sejmowy nr 3245); 21 października 2026 r. po pierwszym czytaniu Sejm skierował go do Komisji Finansów Publicznych; jeszcze nie prawo

Tokeny KSeF nie wygasają z końcem 2026 r. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że zostaną utrzymane bezterminowo, a rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF zostanie znowelizowane. Część stron, w tym opis Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, nadal podaje przy tokenach datę 31 grudnia 2026 r.

Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.

  • Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (https://ap.ksef.mf.gov.pl). Jednoosobowa działalność ma dostęp od razu, przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany: KSeF sam przypisuje jej uprawnienia właścicielskie, bez zawiadomienia ZAW-FA.
  • Spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje osobę z uprawnieniami; ta osoba może potem nadawać dostęp kolejnym osobom.
  • Wybierz narzędzie: bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, e-mikrofirmę albo program do faktur połączony z KSeF.
  • Nadaj uprawnienia księgowej lub biuru rachunkowemu (instrukcja niżej).
  • Wystaw fakturę testową w wersji testowej lub demo Aplikacji Podatnika i sprawdź, czy przechodzi walidację i dostaje UPO.
  • Ustal, co robisz, gdy KSeF nie działa: do oznaczania faktur wystawionych w trybach offline potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.

Jak dać księgowej dostęp do KSeF

Księgowa nie powinna logować się Twoim Profilem Zaufanym. W KSeF nadajesz jej własne uprawnienia, osobie albo całemu biuru rachunkowemu. Ministerstwo Finansów potwierdza, że nie musisz nadawać uprawnień każdemu pracownikowi biura osobno: możesz nadać je całemu podmiotowi.

  • Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 jako właściciel firmy lub osoba z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami.
  • W zarządzaniu uprawnieniami wybierz nadanie uprawnienia osobie albo podmiotowi, czyli biuru rachunkowemu.
  • Zaznacz zakres: przeglądanie faktur, żeby księgowa pobierała faktury zakupowe; wystawianie faktur, jeśli ma je wystawiać w Twoim imieniu; zarządzanie uprawnieniami i nadawanie dalszych uprawnień tylko wtedy, gdy naprawdę są potrzebne.
  • Zapisz zmiany i poproś księgową, żeby sprawdziła, czy widzi Twoje faktury.

Na stronie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów publikuje filmy instruktażowe, m.in. „Nadanie uprawnień do wystawiania i przeglądania faktur” oraz „Nadanie uprawnień osobie fizycznej do pracy w KSeF”.

Darmowa Aplikacja Podatnika czy płatny program

Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczą bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów. Płatny program ma sens, gdy wystawiasz dużo faktur albo chcesz mieć faktury, magazyn i rozrachunki w jednym miejscu.

NarzędzieCenaCo dajeUwagi
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (Ministerstwo Finansów)BezpłatnaWystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur, zarządzanie uprawnieniami, wnioski o certyfikaty KSeFLogowanie Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną; certyfikatem KSeF nie da się do niej zalogować
e-mikrofirma (e-Urząd Skarbowy)BezpłatnaWystawianie faktur zintegrowane z KSeF, przenoszenie faktur zakupowych do ewidencji VAT bez przepisywaniaLogowanie przez login.gov.pl lub mObywatel, nie danymi podatkowymi
Fakturownia, plan Micro0 zł netto miesięcznie3 dokumenty sprzedaży miesięcznie, integracja z KSeFPlany płatne (Start, Standard, Pro, Pro Plus) bez limitu dokumentów sprzedaży; aktualne ceny w cenniku

Cennik Fakturowni sprawdzony 29 października 2026 r.

Kiedy warto zlecić konfigurację

Wszystkie kroki z tego poradnika zrobisz sam, bezpłatnie. Gotowi na KSeF przydaje się, jeśli wolisz załatwić to w jednej wideorozmowie: sprawdzamy, od kiedy musisz wystawiać faktury w KSeF, nadajemy z Tobą uprawnienia księgowej, łączymy Aplikację Podatnika albo Twój program, wystawiamy fakturę testową i zostawiamy podsumowanie na piśmie. Logujesz się zawsze Ty, a cena zaczyna się od 79 zł, jednorazowo.

Pytania

Czy po 31 grudnia 2026 r. mogę dalej wystawiać faktury papierowe?

Faktur objętych obowiązkowym KSeF nie. Zwolnienie do 10 000 zł i wyjątek dla faktur z kas rejestrujących obowiązują do 31 grudnia 2026 r. Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF.

Przekroczyłem limit w maju, a w czerwcu sprzedałem mniej. Czy mogę wrócić do faktur poza KSeF?

Nie. Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów od faktury, która przekroczyła limit, wszystkie kolejne faktury wystawiasz w KSeF, a niższa sprzedaż w następnym miesiącu nie ma już znaczenia.

Czy mój token KSeF przestanie działać 1 stycznia 2027 r.?

Nie. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że tokeny zostaną utrzymane bezterminowo. Certyfikat KSeF typu 1 służy do uwierzytelniania, a typu 2 do oznaczania faktur offline; do Aplikacji Podatnika KSeF certyfikatem się nie zalogujesz.

Czy od 1 stycznia 2027 r. grożą kary za KSeF?

Według obecnych przepisów kary za błędy w KSeF mogą być nakładane od 1 stycznia 2027 r. 20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który odracza je do 31 grudnia 2027 r.; na 29 października 2026 r. projekt jest po pierwszym czytaniu w Sejmie (21 października) i musi jeszcze przejść dalsze etapy prac w parlamencie. Samego obowiązku wystawiania faktur w KSeF projekt nie odracza.

Czy potrzebuję płatnego programu do KSeF?

Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF i e-mikrofirmę. Płatny program wybierz, jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż wystawiania i odbierania faktur.

Czy ten poradnik to porada podatkowa?

Nie. To opis zasad na podstawie stron Ministerstwa Finansów według stanu na 29 października 2026 r. W sprawach Twojej firmy rozstrzyga księgowa lub doradca podatkowy.

Źródła