Zgłoszenie IMI sprawdzone przy zleceniu, nie dopiero na kontroli
Za zlecanie przewozów, przy których przewoźnik narusza przepisy o delegowaniu kierowców, kara 3000 zł grozi także zleceniodawcy, który wiedział lub powinien był wiedzieć o naruszeniu. Teczka Przewoźnika zbiera od przewoźników zgłoszenia delegowania, porównuje je z danymi zlecenia i archiwizuje dowód, że sprawdziłeś.
Aktualizacja
- Przy każdym kabotażu i przewozie cross-trade: kierowca, numery rejestracyjne, kraj i okres delegowania porównane z Twoim zleceniem
- Przypomnienie, zanim zgłoszenie straci ważność, bo jedno zgłoszenie obowiązuje najwyżej 6 miesięcy
- Teczka dla każdego zlecenia: PDF zgłoszenia, wynik sprawdzenia i data, gotowe do okazania ITD albo PIP
Zgłoszenie robi przewoźnik, ale kara może trafić do spedycji
Zgłoszenie delegowania kierowcy w systemie IMI składa wyłącznie przewoźnik. Spedytor nie może zrobić go za podwykonawcę. Mimo to ustawa o delegowaniu kierowców przewiduje karę 3000 zł dla podmiotu, który wiedział lub w świetle wszystkich istotnych okoliczności powinien był wiedzieć, że zlecone przez niego przewozy naruszają przepisy o delegowaniu. Karę nakłada Inspekcja Transportu Drogowego albo Państwowa Inspekcja Pracy.
W praktyce dyspozytor ma minutę na znalezienie auta, a nie godzinę na sprawdzanie dokumentów. Zgłoszenie przychodzi jako PDF w mailu albo wcale, kierowca jest inny niż w zgłoszeniu, auto ma nowe numery, a zgłoszenie wygasło miesiąc temu. Przewoźników z państw trzecich obowiązuje osobna procedura: każdorazowe zgłoszenie do PIP najpóźniej w chwili rozpoczęcia delegowania i podpisane potwierdzenie delegowania przed każdym przewozem.
Najlepszą ochroną spedycji jest prosty, powtarzalny nawyk: przy każdym zleceniu, które wymaga delegowania, poprosić o dowód zgłoszenia, sprawdzić, czy pasuje do zlecenia, i zachować ślad. Teczka Przewoźnika robi to za Twój zespół.
- Art. 35 ust. 1 i 2 ustawy z 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym: podmiot, który wiedział lub w świetle wszystkich istotnych okoliczności powinien wiedzieć, że zlecone przez niego usługi transportu drogowego wiążą się z naruszeniem przepisów o delegowaniu kierowców, podlega karze pieniężnej 3000 zł, nakładanej decyzją ITD albo PIP (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 797, sprawdzone 7 listopada 2026 r.). Źródło: api.sejm.gov.pl
- Przewoźnik delegujący kierowcę do Polski składa zgłoszenie najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania przez interfejs publiczny połączony z systemem IMI. Zgłoszenie zawiera m.in. nazwę przewoźnika i numer licencji wspólnotowej (jeżeli jest dostępny), dane kierowcy, przewidywane daty delegowania i numery rejestracyjne pojazdów, a kierowca musi mieć jego kopię (art. 9 ust. 1–3 tej ustawy). Źródło: api.sejm.gov.pl
- Przewoźnik, który deleguje kierowcę do Polski z naruszeniem obowiązków z ustawy, podlega karze od 4000 do 7000 zł za każde naruszenie (art. 33 ust. 1), a kierowca, który nie okaże kopii zgłoszenia podczas kontroli drogowej, grzywnie 500 zł (art. 32 ust. 1). Źródło: api.sejm.gov.pl
- Według Trans.info z 28 października 2026 r. spedytor nie ma prawnej możliwości zgłoszenia delegowania za podwykonawcę i powinien zażądać od przewoźnika dowodu dopełnienia obowiązku; jedno zgłoszenie dotyczy tylko jednego kierowcy i jednej destynacji, a jego ważność wynosi maksymalnie 6 miesięcy. Ten sam artykuł zaznacza, że dokumentowanie weryfikacji nie wyłącza automatycznie odpowiedzialności. Źródło: trans.info
Bez
- Samodzielnie w Excelu i poczcie: Prośba o PDF przy każdym zleceniu i arkusz z datami ważności. Działa przy kilku zleceniach w tygodniu; przy…
- Klauzule w umowie z przewoźnikiem: Oświadczenie przewoźnika, że dopełnia obowiązków delegowania, warto mieć zawsze. Samo oświadczenie nie pokazuje…
- Serwisy i kancelarie prowadzące zgłoszenia IMI: Robią zgłoszenia za przewoźników, zwykle w abonamencie wycenianym indywidualnie. Pomagają przewoźnikowi, ale nie dają…
Z Teczka Przewoźnika
- Przy każdym kabotażu i przewozie cross-trade: kierowca, numery rejestracyjne, kraj i okres delegowania porównane z Twoim zleceniem
- Przypomnienie, zanim zgłoszenie straci ważność, bo jedno zgłoszenie obowiązuje najwyżej 6 miesięcy
- Teczka dla każdego zlecenia: PDF zgłoszenia, wynik sprawdzenia i data, gotowe do okazania ITD albo PIP
- Rozpoznanie, czy jest delegowanie
- Porównanie ze zleceniem
Jak to działa
- 1
Sprawdzenie za 29 zł
Przesyłasz 10 ostatnich zleceń z kabotażem lub cross-trade i zgłoszenia, które masz od przewoźników. W ciągu 2 dni roboczych pokazujemy, które zgłoszenia pasują do zleceń, a których brakuje lub są nieaktualne.
- 2
Zlecenia trafiają do Teczki
Przekazujesz zlecenia mailem, z eksportu programu spedycyjnego albo arkusza. Rozpoznajemy, które z nich wymagają delegowania, a które nie, na przykład przewóz dwustronny albo tranzyt.
- 3
Prosimy przewoźnika o dowód
Przewoźnik dostaje link do wgrania zgłoszenia IMI, a przewoźnik z państwa trzeciego potwierdzenia delegowania. Sprawdzamy dane z art. 9: przewoźnika, kierowcę, numery rejestracyjne, kraj i daty, i porównujemy je ze zleceniem.
- 4
Wynik przed załadunkiem
Dyspozytor dostaje krótki wynik: zgodne, niezgodne z powodem albo brak dowodu. Wszystko trafia do teczki zlecenia, którą możesz pobrać na kontrolę.
Funkcje
Rozpoznanie, czy jest delegowanie
Kabotaż i cross-trade oznaczamy jako wymagające zgłoszenia, przewozy dwustronne i tranzyt jako niewymagające, z uwzględnieniem warunków dodatkowych załadunków z art. 4 ustawy.
Porównanie ze zleceniem
Imię i nazwisko kierowcy, numery rejestracyjne pojazdu i naczepy, kraj, okres delegowania i nazwa przewoźnika z numerem licencji. Każda rozbieżność z opisem, co się nie zgadza.
Przewoźnicy z państw trzecich
Dla przewoźników spoza UE sprawdzamy potwierdzenie delegowania podpisane przez przewoźnika i kierowcę, które według ustawy wystawia się przed każdym przewozem do Polski.
Przypomnienia o ważności
Zgłoszenie obowiązuje maksymalnie 6 miesięcy. Na 14 dni przed końcem prosimy przewoźnika o aktualizację, a Ciebie informujemy, jeśli jej nie dostarczy.
Teczka na kontrolę
Dla każdego zlecenia: dowód zgłoszenia, data i wynik sprawdzenia, korespondencja z przewoźnikiem. Eksport do PDF i CSV za wybrany okres.
Kartoteka przewoźników
Przy stałych przewoźnikach widzisz od razu, którzy kierowcy mają aktualne zgłoszenia do których krajów, zanim przyjmiesz ofertę.
Także zlecenia za granicą
Kara z art. 35 dotyczy delegowania do Polski. Zgłoszenia do Niemiec, Francji czy Holandii też zbieramy i archiwizujemy, bo tam spedycje również proszą o dowód.
Zajrzyj do środka
Co widzisz na co dzień: widok roboczy i miesięczne podsumowanie.
Ilustracja układu, zbudowana z listy funkcji na tej stronie. Nie pokazuje prawdziwych wyników.
Dla kogo
Małe i średnie spedycje
Kilku dyspozytorów, dziesiątki przewoźników z giełdy. Potrzebujesz powtarzalnej procedury, a nie kolejnego programu do nauki.
Spedycje pracujące z przewoźnikami spoza Polski
Zlecasz kabotaż w Polsce przewoźnikom z Litwy, Rumunii czy Ukrainy. Tu ryzyko kary z art. 35 jest największe, a dokumenty najtrudniej zebrać.
Producenci i dystrybutorzy zlecający transport
Sam zamawiasz przewozy i nie masz działu spedycji. Dostajesz pewność, że przewoźnik ma zgłoszenie, bez czytania przepisów.
Współpracuje z
- Portal deklaracji delegowania (postingdeclaration.eu, system IMI)
- Formularz zgłoszenia do PIP dla przewoźników z państw trzecich
- Eksport zleceń z programów spedycyjnych (CSV, Excel)
- Zlecenia przesyłane mailem w PDF
- Arkusze Google i Excel
- Link do wgrywania dokumentów dla przewoźnika
- PDF i CSV do archiwum kontrolnego
Cennik
Ceny netto, płatne miesięcznie, z możliwością rezygnacji w każdym miesiącu. Liczymy zlecenia wymagające zgłoszenia delegowania; przewozy dwustronne i tranzyt nie są liczone. Nie znaleźliśmy firmy, która publikuje cenę takiej usługi dla spedycji (sprawdzone 7 listopada 2026 r.). Cena dla pierwszych klientów przy kontach we wczesnym dostępie.
Do zamówień ma zastosowanie regulamin usługi Teczka Przewoźnika.
Sprawdzenie
29 zł jednorazowo
10 ostatnich zleceń sprawdzonych raz
- Zgodność zgłoszeń ze zleceniami
- Lista braków i zgłoszeń nieaktualnych
- Wynik w ciągu 2 dni roboczych
- Opłata zaliczana w całości na poczet pierwszej faktury miesięcznej, jeśli zamówisz pakiet w ciągu 30 dni
Spedycja
149 zł miesięcznie
Do 60 zleceń z delegowaniem miesięcznie
- Sprawdzenie każdego zlecenia przed załadunkiem
- Link dla przewoźnika do wgrania dokumentów
- Przypomnienia o ważności zgłoszeń
- Teczka zlecenia z eksportem do PDF
- Kartoteka przewoźników
- Dwóch użytkowników
Spedycja Plus
390 zł miesięcznie
Do 300 zleceń z delegowaniem miesięcznie
- Wszystko z pakietu Spedycja
- Przewoźnicy z państw trzecich
- Zgłoszenia do innych krajów UE w archiwum
- Pięciu użytkowników
- Kwartalny raport dla zarządu lub audytu
- Odpowiedź w ciągu 4 godzin roboczych
W porównaniu z alternatywami
- Samodzielnie w Excelu i poczcie
- Prośba o PDF przy każdym zleceniu i arkusz z datami ważności. Działa przy kilku zleceniach w tygodniu; przy kilkudziesięciu dyspozytorzy zaczynają to pomijać, a ślad rozprasza się po skrzynkach.
- Klauzule w umowie z przewoźnikiem
- Oświadczenie przewoźnika, że dopełnia obowiązków delegowania, warto mieć zawsze. Samo oświadczenie nie pokazuje jednak, że zgłoszenie dla tego kierowcy i tego auta istnieje w dniu przewozu.
- Serwisy i kancelarie prowadzące zgłoszenia IMI
- Robią zgłoszenia za przewoźników, zwykle w abonamencie wycenianym indywidualnie. Pomagają przewoźnikowi, ale nie dają spedycji przeglądu wszystkich jej zleceń.
Od zgłoszenia do pierwszych wyników
Wynik sprawdzenia dostajesz w ciągu 2 dni roboczych, a po wyborze pakietu bieżąca weryfikacja rusza w ciągu kolejnych 2 dni roboczych.
- Dzień 1: przesyłasz 10 zleceń i posiadane zgłoszenia.
- Dzień 2: wynik sprawdzenia z listą braków.
- Dzień 3–4: ustalamy sposób przekazywania zleceń i wysyłamy przewoźnikom linki.
- Od dnia 5: wynik przy każdym nowym zleceniu przed załadunkiem.
Bezpieczeństwo i dane
- Zgłoszenia i dane kierowców przechowujemy zaszyfrowane na serwerach w UE.
- Dane kierowców wykorzystujemy tylko do sprawdzenia Twoich zleceń i nikomu ich nie przekazujemy; zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych.
- Przewoźnik widzi wyłącznie swoje dokumenty i własne zlecenia.
- Teczki przechowujemy przez okres, który wybierzesz, domyślnie 3 lata, i usuwamy je na Twoją prośbę.
Pytania
Czy spedytor może sam zrobić zgłoszenie IMI za przewoźnika?
Nie. Zgłoszenie składa przewoźnik, który deleguje kierowcę. Spedycja może i powinna poprosić o dowód, że zgłoszenie zostało złożone, i sprawdzić, czy pasuje do zlecenia.
Kiedy zgłoszenie jest potrzebne, a kiedy nie?
Według ustawy delegowanym nie jest kierowca wykonujący tranzyt ani przewóz dwustronny, także z ograniczoną liczbą dodatkowych załadunków lub rozładunków przy inteligentnym tachografie. Kabotaż i przewozy cross-trade wymagają zgłoszenia.
Czy kara 3000 zł dotyczy też przewozów za granicą?
Ustawa z 2023 r. dotyczy delegowania kierowców na terytorium Polski, a kontrolę prowadzą ITD i PIP. Przy przewozach w innych krajach obowiązują przepisy tamtych państw. Dlatego zbieramy zgłoszenia do wszystkich krajów, ale ryzyko z art. 35 opisujemy dla zleceń w Polsce.
Co, jeśli przewoźnik nie wgra zgłoszenia?
Dyspozytor dostaje wynik „brak dowodu” przed załadunkiem. Decyzja, czy zlecić przewóz, zostaje po Twojej stronie; w teczce zostaje ślad, że prosiłeś o dokument.
Czy sprawdzacie zgłoszenia bezpośrednio w systemie IMI?
Nie. Sprawdzamy dokument, który udostępnia przewoźnik, i jego zgodność z Twoim zleceniem. Wyszukiwanie zgłoszeń w systemie IMI służy organom kontroli.
Ile czasu to zajmuje dyspozytorowi?
Przekazanie zlecenia to jeden mail albo eksport. Prośbę do przewoźnika i porównanie danych robimy my; wynik wysyłamy zwykle w ciągu 2 godzin roboczych od wgrania dokumentu.
Czy to porada prawna?
Nie. Teczka Przewoźnika to usługa weryfikacji i archiwizacji dokumentów, a nie porada prawna. Nie gwarantuje, że kara nie zostanie nałożona, i nie zastępuje Twojej oceny przy wyborze przewoźnika. W sprawie kontroli, kar lub sporów skontaktuj się z prawnikiem albo z ITD lub PIP.
Sprawdzaj przy zleceniu, nie tłumacz się po kontroli
Sprawdzenie 10 zleceń za 29 zł, potem weryfikacja zgłoszeń IMI przy każdym zleceniu od 149 zł netto miesięcznie.
Zamów usługę